Воспользуйтесь
нашей энергией
– сохраните свою!

26.10.2011

Электронный документооборот: быстро и удобно

 

В «СДС-Энерго» внедрили систему «Электронного согласования договоров». Она позволяет значительно сократить сроки согласования документации, снизить затраты на печать и бумагу и эффективнее использовать внутренние ресурсы.

 

Отлаженный документооборот - одна из основ эффективной работы. Документы должны детально проверяться и подписываться быстро и в срок. В идеале - так, чтобы сотрудник тратил как можно меньше времени на «бумажную работу» и перемещение по кабинетам офиса для получения подписи на договоре или ином документе.

 

Когда компания активно растет и развивается, необходимо принимать активные меры по оптимизации системы документооборота. Около двух месяцев назад в «СДС-энерго» началось внедрение системы «Электронного согласования договоров». Этим занимается специалист по договорной работе Дмитрий Чевтайкин. Суть технологии электронного согласования состоит в том, что сотрудник, ответственный за подписание документа, получает текст документа в электронном виде с возможностью сразу же просмотреть его, указать замечания и согласовать. Файл загружается на локальный сервер компании, о чем ответственному лицу автоматически сообщается по электронной почте. И посредством кнопок «открыть», «утвердить» и других сотрудник может провести всю необходимую работу с документом.

 

Платформа для системы создана на основе Microsoft sharepoint server 2010. «CДС-Энерго» приобрела лицензию на данный программный продукт. Чтобы система соответствовала всем потребностям компании, ее доработал специалист группы по информационным технологиям Александр Качесов.

 

─ Плюсов у «Электронной системы согласования договоров» множество, - поясняет Дмитрий Чевтайкин. ─ Сокращаются средние сроки согласования документации с 7 дней до 2,5 дней, исключается вероятность потери бумажных экземпляров. В любой момент можно узнать, на какой стадии согласования находится документ, просмотреть, какие к нему есть замечания. Исполнитель автоматически информируется об окончании процедуры согласования.

 

Специалисты «CДС-Энерго» сразу же оценили удобство работы с системой электронного согласования.

─ Раньше согласовывать договора приходилось не меньше недели, - рассказывает технический директор Дмитрий Пшеничников. - В сложных случаях, если есть поправки - до месяца. Теперь это занимает всего пару дней. Также отпал вопрос «бумажной волокиты», - все решается, не отходя от компьютера.

 

Кроме «СДС-Энерго», система электронного согласования документов внедрена в двух дочерних компаниях - «СДС-Тепло» и «Сибэнергосбыт». Через электронную систему в холдинговой компании уже согласовано более 150 документов: договоров, дополнительных соглашений, положений и протоколов разногласий. Систему продолжают совершенствовать. Специалисты группы по информационным технологиям уже скорректировали ряд недочетов. Теперь систему планируют внедрить во всех дочерних компаниях «СДС-Энерго».


Возврат к списку